（2001年8月9日）

第一章  总   则

第一条  根据国家有关法律法规和财政部《政府采购运行规程暂行规定》精神，为进一步加强我校物资采购管理工作，明确职责，理顺关系，优化服务，节约资金，特制定本暂行办法。

第二条  本暂行办法所涉及的物资采购是指教学、科研、行政设备，实验材料，办公用品，劳保用品等公共物资的采购。

第三条  资产处是全校物资采购管理的职能部门，无论何种经费渠道，采购工作归口由资产处统一组织管理，职能科室具体实施。

第二章  计 划 管 理

第四条  计划的申报与审定

1、教学设备年度购置计划由各使用单位提出，报教务处汇总审核，主管教学副校长批准后，由使用单位填写采购计划表交资产处执行。

2、科研设备年度购置计划由各使用单位提出，报科技处审核确认，主管科技的副校长批准后，由使用单位填写采购计划表交资产处执行。

3、行政设备年度购置计划由各使用单位在每年的三月份提出，报资产处汇总后，由资产处牵头，会同有关部门审核，在不超过学校年度预算的前提下，经主管资产的副校长批准后，由资产处执行。超出预算的行政设备购置计划须经校长或校长办公会议审定。

4、实验材料年度购置计划以实验室为单位根据年度经费分配额度向有关院系申报，院系审核汇总后报资产处执行。

5、行政办公与劳保用品的购置计划由资产处根据上年度执行情况确定。

第五条  单价在10万元以上（含10万元）的贵重仪器设备的购置，申请单位必须向主管部门提交可行性论证报告，其内容包括购置理由、任务、效益预测（社会效益、经济效益、额定机时）、选型论证、经费来源、人员配备、技术力量、管理能力、安装环节及设施条件等，主管部门收到论证报告后组织专家审议通过，报主管校领导或校长办公会议批准后，方可确立和执行。

第六条  在申请购置设备、材料及用品时，申请单位必须提供设备、材料的名称、型号、规格、主要技术参数、用途、厂商和参考价格。

第七条  如申请购买小汽车等控购物资，申请单位必须按国家专项控制商品管理的有关规定，严格履行报批手续。

第八条  严格执行采购计划。物资采购计划一经确定，采购部门与使用单位均不得擅自变更计划。如市场供应情况不能满足要求，须变更型号、规格或价格差异太大超过控制经费额度时，由资产处与使用单位及其主管部门协商对计划进行必要的调整。

第三章  采 购 管 理

第九条  采购工作必须坚持公开、公正、公平，注重效益，保证质量和厉行节约的原则。

第十条 拟购物资单项批量在10万元以上（含10万元）、设备单件价格在5万元以上（含5万元）的，由资产处组织集中采购，或委托省招标局实施政府招标采购。拟购物资单项批量价值不足10万元，单件设备价值不足5万元的，由资产处单独或会同使用单位采购。学校下达的年度设备购置计划，原则上都应集中采购，不得化整为零。部分专用、特殊、急需且批量不大的物品，经资产处同意后，用户可自行采购。

第十一条  学校成立物资集中采购领导小组，由主管资产的校领导（副校长）及监察（含特邀监察员）、审计、计财、资产等处室以及主管部门（教务、科技、后勤、学工等）和使用单位负责人（或代表）组成，负责对学校集中采购活动进行管理和监督。

第十二条  集中采购工作程序

1、资产处根据采购计划、货源渠道等具体情况，拟定采用公开招标、邀请招标、询价或单一来源采购方式，报请领导小组确认。

2、确定采用公开招标和邀请招标的，由资产处会同使用单位共同编制好标书。公开向社会发出招标文件（公开招标适用）或邀请5个左右供应商（厂）家（邀标方式适用）投标，确定开标时间。领导小组全体成员参加开标、评标工作（对专业性很强的项目要组成专家组参与评标），确定入围商（厂）家并组织进行实地考察，最后确定中标单位，拟定合同文书。为保持工作的连续性，参加某一项目集中采购的领导小组成员要自始至终相对固定。

3、确定采用竞争性谈判的，由资产处组织，会同使用单位，在充分进行市场调查、掌握价格信息，了解供应商（厂）家资信、经营业绩的基础上，直接邀请3家以上供应商（厂）家来校谈判。领导小组全体成员参加谈判，达成协议后共同拟定合同文书。

4、确定采用询价采购的，由资产处组织，会同使用单位，在上述第3条的基础上，联系多家供应商（厂）家，从中选择3家以上的报价单，交领导小组确定供应商（厂）家。领导小组择定供应商（厂）家后，由资产处与对方共同拟定合同文书。

5、确定采用单一来源采购的，由资产处直接向供应商（厂）家联系，领导小组参与谈价，拟定合同文书。

第十三条  采购人员应刻苦钻研业务，广泛收集、了解产品信息，熟悉、精通工作范围内的物资供应渠道、物资产地、规格、型号、性能、用途等，及时提供市场信息。

第十四条  采购物资应保证及时到位。采购部门收到执行计划后，应迅速组织实施。小批量普通物品应在需方要求的时间内到货；对于大型设备或大批量同类产品则迅速组织招标，按合同要求按时供货到位。

第四章  合 同 管 理

第十五条  购置批量物品、专用设备，必须签订购销合同。合同由学校法定代表人或被授权人签订。采购部门递交合同文书时，须同时提供参与采购活动的人员签字的名单。为了简化合同签订的程序，提高办事效率，金额在50万元以上的合同由校长签订；金额在5万元以上50万元以下的合同由主管资产的副校长签订；金额在5万元以下的合同由资产处负责人签订。

第十六条  订立合同应遵循《中华人民共和国合同法》，其条款一般包括标的、数量和质量、价款、付款方式、履行期限、送货地点、双方权利及义务、违约责任、保修条款（含保修金额）等，内容必须完整、明确。

第十七条  合同签订前必须取得对方的法人资格、资质、资信证明，以防风险。

第十八条  正式签订的购销合同由资产处负责统一管理，并将合同方面的信息反馈给物资采购领导小组的其他成员。购销合同需要作较大变更或补充的，以及因某些特殊情况需要终止合同的，资产处应及时将信息反馈给物资采购领导小组成员，并报告校长或主管副校长。

第五章  采购验收管理

第十九条  按计划购入的设备到位后，由资产处组织有关部门和使用单位（个别技术性强、科技含量高的工程、仪器设备要有专家参加）依照合同的约定进行验收。验收人员应认真检查设备是否完整，性能是否合格，零配件、说明书及其他技术资料是否齐全等，验收人员应在验收单上签字。

第二十条  验收合格且价格达到固定资产管理登记的设备，由资产处统一登帐建卡，并按国家有关规定分类编号。

第二十一条  使用和管理人员应认真阅读设备的使用说明书，确保正确使用，并密切注意设备的使用情况，在质保期内若发现有质量问题，应立即通知采购部门，采购人员应及时查明原因，向供货单位或运输部门提出办理退、换、赔、补等手续。

第二十二条  低值易耗材料和行政办公用品等，应详细写明品名、规格、型号、单价、金额、用途等，附上发票单据连同实物交保管员逐项核对验收办理入库手续。

第二十三条  验收中发现的问题，如质量低劣、价格过高等，验收人员应予以抵制，责令退回。如系不可抗拒的自然损耗，由采购人员填写差异单说明损耗原因，报主管部门审批同意后作报损报失处理。

第二十四条  经批准，实验室人员自行采购的材料，需填报低值品消耗验收单报物资供应科验收登帐并办理领用手续。

第六章  经 费 管 理

第二十五条  设备购置请款报帐，根据经费来源分别由各单位主管财务的负责人签字，科研、学科经费报帐须经课题组、学科负责人或院系主管领导签字（集中采购的设备须经审计处审核）后，到财务部门办理。所有设备都要验收合格并到资产管理科办理固定资产登记后才能报帐。

第二十六条  行政办公用品和实验材料采购的请款或报帐经资产处签字，派采购人员到计财处办理。各行政部门和实验室按计财处和教务处分配的经费限额到资产处仓库领取所需要的物品和材料，并在经费控制本上登记核减。

第二十七条  物资采购计划一经确定后，计财部门应保证资金到位，货到后按合同付款，避免因延期付款引起合同纠纷而造成不必要的经济损失。

第七章  监 督 管 理

第二十八条  凡必须进行招标的项目而不组织招标，将计划化整为零，或以其他方式逃避监督，责令其改正，并对有关责任人员给予批评教育，或追究其责任。

第二十九条  参与招标、采购的工作人员泄露应当保密的与招标活动有关的情况和资料，或与投标人串通损害学校利益或者他人利益的，将依法给予纪律处分，构成犯罪的，移送司法机关，依法追究刑事责任。

第三十条  参与招标、采购的工作人员不得以任何理由和名义收受项目承包方或供货方馈赠的财物、有价证券等；考察时不准用对方的车，参与考察的人员不得单独行动；不得接受承包方或供货方影响公正执行公务的宴请、公费旅游和公款邀请的营业性娱乐活动；不得接受承包方或供货方的回扣、报销通讯话费等任何费用。否则，除批评教育外，还将视情节轻重，给予党纪政纪处分，直至追究法律责任。

第三十一条  校纪委、监察、审计等部门要加强对物资采购中的监督。在集中采购过程中，参与领导小组的纪检监察人员主要把好程序关，并及时制止和纠正违纪行为；审计人员主要把好价格关。群众对物资采购中违纪行为的举报，经查证属实，按《湖南农业大学奖励举报有功人员暂行办法》给予举报人适当奖励。

第八章  附   则

第三十二条  本办法自发布之日起实行，如有与国家有关规定相抵触的条款，按国家有关规定办理。学校过去有关规定如与本办法不符的，以本办法为准。

第三十三条  本办法由资产处负责解释。

湖南农业大学

二○○一年六月